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Datenschutz­erklärung

Stand:

Auf einen Blick

1. Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Thomas Roest
Heisterpoort 28
47627 Kevelaer
E-Mail: info@sylvesterlauf-kervenheim.de

Eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt. Dazu sind wir nicht verpflichtet (§ 38 BDSG). Bei Fragen zum Datenschutz schreib einfach an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website liegt bei der Alfahosting GmbH in Halle (Saale), Deutschland. Dort laufen auch die Datenbank für die Anmeldungen und der Mailserver. Mit Alfahosting besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Bei jedem Aufruf einer Seite speichert der Server automatisch Zugriffsdaten in sogenannten Logfiles:

Wir brauchen diese Daten, um die Website sicher zu betreiben, Fehler zu finden und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionierenden Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden nach 7 Tagen gelöscht. Wir führen sie nicht mit anderen Daten zusammen.

3. Keine Cookies, kein Tracking, keine fremden Server

Auf den öffentlichen Seiten setzen wir keine Cookies und verwenden keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge. Es gibt keine eingebetteten Karten, Videos oder Social-Media-Buttons.

Die Schriftart (Archivo) ist auf unserem eigenen Webspace gespeichert. Beim Aufruf der Seite baut dein Browser deshalb keine Verbindung zu Google oder anderen Anbietern auf. Das gilt auch für die Bildergalerie: Fotos und die Software zum Anzeigen liegen bei uns.

Links auf andere Websites sind normale Links. Daten an den anderen Anbieter fließen erst, wenn du einen solchen Link anklickst.

4. Online-Anmeldung zum Lauf

Welche Daten?

Name, E-Mail-Adresse und Altersgruppe brauchen wir, damit die Anmeldung funktioniert. Ohne sie können wir dich nicht anmelden. Die Altersgruppe brauchen wir, weil Kinder und Jugendliche nur mit einer erziehungsberechtigten Person mitmachen; bei ihnen ist deshalb auch deren Bestätigung Pflicht. Alle anderen Angaben sind freiwillig oder dienen nur der Planung.

Wofür?

Wir nutzen die Daten, um den Lauf zu planen (zum Beispiel wie viele Leute kommen), deine Anmeldung zu bestätigen und dir bei Bedarf kurze Infos zum Lauf zu schicken, etwa bei einer Absage. Einen Newsletter gibt es nicht. Wir geben die Daten nicht weiter und verkaufen sie nicht.

Rechtsgrundlage ist die Teilnahme am Lauf, für die du dich anmeldest (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Teilnahme ist kostenlos.

Bestätigung per E-Mail (Double-Opt-in)

Nach dem Absenden bekommst du eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn du ihn anklickst, gilt deine Anmeldung. So kann niemand eine andere Person ohne deren Wissen anmelden. Der Link ist 48 Stunden gültig. Bestätigst du nicht, löschen wir die Anmeldung wieder.

Nach der Bestätigung schicken wir dir eine zweite E-Mail mit deinem persönlichen Link. Darüber kannst du deine Angaben ändern, die Namensanzeige an- oder abschalten, dich abmelden oder deine Anmeldung sofort ganz löschen. Behandle den Link bitte wie ein Passwort. Meldest du dieselbe Person mit derselben E-Mail-Adresse im selben Jahr noch einmal an, legen wir keine zweite Anmeldung an, sondern schicken dir den passenden Link neu zu: den Bestätigungslink, solange die Anmeldung noch nicht bestätigt ist, sonst deinen persönlichen Link. Ältere Links gelten dann nicht mehr. Mit einer E-Mail-Adresse kannst du mehrere Personen anmelden, zum Beispiel deine Familie.

Kinder und Jugendliche

Kinder und Jugendliche melden sich nicht allein an. Die Anmeldung übernimmt ein Elternteil oder eine andere erziehungsberechtigte Person, oder sie ist ausdrücklich damit einverstanden. Das wird im Formular bestätigt. Auch die Entscheidung über die öffentliche Namensanzeige trifft dann die erziehungsberechtigte Person.

5. Öffentliche Teilnehmerliste

Auf der Startseite zeigen wir, wer schon dabei ist. Dort erscheinst du nur, wenn du das bei der Anmeldung ausdrücklich angekreuzt hast. Ohne Häkchen wirst du nur mitgezählt.

Angezeigt werden dein Vorname, der erste Buchstabe deines Nachnamens (zum Beispiel „Anna M.“). Deine E-Mail-Adresse und dein vollständiger Nachname erscheinen nie öffentlich. Sichtbar sind nur bestätigte Anmeldungen des aktuellen Laufjahres. In ein Archiv übernehmen wir die Namen nicht.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): über deinen persönlichen Link oder per E-Mail an uns. Dein Name verschwindet dann aus der Liste. Die Rechtmäßigkeit der Anzeige bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.

6. E-Mail-Versand und Kontakt per E-Mail

Die E-Mails zur Anmeldung (Bestätigungslink, „Du bist dabei“ mit deinem persönlichen Link) versenden wir einzeln über den Mailserver von Alfahosting, verschlüsselt per SMTP. Wir nutzen keinen externen Versanddienst.

Wenn du uns eine E-Mail schreibst, verwenden wir deine Angaben nur, um dein Anliegen zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO). Ist es erledigt, löschen wir die Nachricht, sofern wir sie nicht aus rechtlichen Gründen aufbewahren müssen.

7. Schutz vor Missbrauch

Damit niemand das Anmeldeformular massenhaft mit Spam füllt, enthält es ein unsichtbares Prüffeld und eine Zeitprüfung. Außerdem begrenzen wir, wie oft sich jemand innerhalb kurzer Zeit anmelden kann: höchstens zehn Anmeldungen pro Stunde von derselben IP-Adresse und acht pro Tag mit derselben E-Mail-Adresse (genug für eine große Familie).

Dafür speichern wir IP-Adresse und E-Mail-Adresse nicht im Klartext, sondern nur als Prüfwert (Hash), aus dem sie sich nicht zurückrechnen lassen. Diese Werte löschen wir nach spätestens zwei Tagen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, die Anmeldung vor Missbrauch zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir setzen kein Google reCAPTCHA oder ähnliche Dienste ein.

8. Wie lange speichern wir?

Unser System löscht automatisch:

Löschst du deine Anmeldung über deinen persönlichen Link, ist sie sofort weg. Listen, die das Orga-Team für die Planung exportiert, löschen wir zu denselben Fristen. Übrig bleiben nur Zahlen ohne Personenbezug, etwa wie viele Leute mitgelaufen sind.

9. Fotos vom Lauf

Beim Sylvesterlauf wird fotografiert. Die Fotos zeigen wir in der Galerie nach Jahren: Start, Strecke, Ziel, die Menge, die Stimmung. Fotos, auf denen ein Kind im Mittelpunkt steht (Nahaufnahmen, Posen), veröffentlichen wir nicht ohne das Einverständnis der Eltern.

Wir nennen auf den Fotos keine Namen, markieren niemanden und bieten keine Suche nach Gesichtern an. Die Fotos liegen auf unserem eigenen Webspace. Beim Hochladen entfernen wir alle eingebetteten Zusatzdaten wie Kameradaten, Aufnahmeort (GPS) und Uhrzeit.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, über den Lauf als öffentliche Veranstaltung im Ort zu berichten und die Erinnerung daran zu bewahren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 23 Abs. 1 Nr. 3 KUG). Die Fotos bleiben im Jahresarchiv, solange niemand widerspricht.

Du bist auf einem Foto und möchtest es nicht? Schreib an info@sylvesterlauf-kervenheim.de mit dem Link zum Foto. Wir nehmen es ohne Diskussion innerhalb von 72 Stunden heraus. Du musst dafür keine Gründe nennen (Widerspruch nach Art. 21 DSGVO).

10. Orga-Bereich

Das Orga-Team verwaltet die Anmeldungen in einem passwortgeschützten Bereich unter /orga/. Nur dort setzen wir ein Cookie: ein Sitzungs-Cookie, das dich nach dem Einloggen angemeldet hält. Es gilt nur für diesen Bereich, wird bei der Abmeldung oder beim Schließen des Browsers ungültig und enthält keine Daten über dich. Besucherinnen und Besucher der öffentlichen Seiten bekommen es nie.

Während Wartungsarbeiten kann das Orga-Team die Website außerdem über einen geheimen Vorschau-Link ansehen. Wer diesen Link öffnet, bekommt ein Vorschau-Cookie, das 30 Tage gilt.

Beide Cookies sind für diese vom Orga-Team gewünschten Funktionen technisch notwendig und brauchen deshalb keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

11. Redaktionssystem für das Orga-Team

Texte der Website pflegt das Orga-Team über ein Redaktionssystem (Sveltia CMS) unter /admin/. Fotos lädt es im Orga-Bereich (/orga/) direkt auf unseren Webspace hoch. Das betrifft nur die Personen, die dort Inhalte bearbeiten, nicht die Besucherinnen und Besucher der Website.

Beim Öffnen von /admin/ lädt der Browser das Redaktionssystem und seine Schriften von den Diensten jsDelivr und unpkg und fragt die Statusseite von GitHub (www.githubstatus.com) ab, ob der Dienst erreichbar ist. Die Anmeldung läuft über ein Konto bei GitHub (GitHub, Inc., USA). Dort liegen auch die Texte der Website und drei Fotos für die Startseite in einem nicht öffentlichen Verzeichnis, aus dem die Website erstellt wird. Die Galerie-Fotos liegen nicht dort, sondern nur auf unserem Webspace bei Alfahosting. Anmeldedaten von Läuferinnen und Läufern landen nie bei GitHub; sie bleiben ausschließlich in der Datenbank bei Alfahosting.

Grundlage für die Übermittlung in die USA ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework. GitHub ist nach diesem Rahmen zertifiziert. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer einfachen Pflege der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

12. Wer bekommt deine Daten?

Deine Anmeldedaten sieht nur das Orga-Team des Sylvesterlaufs. Technisch verarbeitet sie unser Hoster Alfahosting in unserem Auftrag. Darüber hinaus geben wir nichts weiter, außer wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

13. Deine Rechte

Du hast jederzeit das Recht auf

Vieles davon kannst du direkt über deinen persönlichen Link erledigen. Für alles andere genügt eine formlose E-Mail an info@sylvesterlauf-kervenheim.de. Wir antworten innerhalb eines Monats.

14. Beschwerderecht

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

15. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen und erstellen keine Profile (Art. 22 DSGVO).

16. Änderungen

Wenn sich die Website oder die Anmeldung ändert, passen wir diese Datenschutzerklärung an. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung. Das Datum der letzten Änderung steht auf dieser Seite.